Zes tips voor een succesvolle deelname aan een handelsmissie

Jaarlijks worden er vele handelsmissies georganiseerd, door de overheid, provincies, gemeentes maar zeker ook door commerciële organisaties. Naar landen dichtbij en naar heel ver weg. Ik heb veel bedrijven gesproken die zijn meegegaan met zo’n handelsmissie. ‘De Koning gaat ook mee’, kreeg ik nogal eens als antwoord op mijn vraag waarom een bedrijf meeging met een specifieke handelsmissie. Gevraagd naar het concrete resultaat van de handelsmissie kwam er een minder enthousiast antwoord. Deelname had minder deuren geopend dan verwacht en aan de opvolging schortte het ook nogal eens. Misschien hadden ze toch niet mee moeten gaan. Dat zou een terechte conclusie kunnen zijn, maar of dat aan de handelsmissie zelf lag is natuurlijk maar de vraag. Ondernemers zijn vaak niet zo goed in de oorzaak bij zichzelf zoeken. ‘Het was te massaal, er was te weinig (of geen) flexibiliteit in het programma, er was teveel protocol, het was weinig concreet’ enzovoort. Daarom zes tips om jouw deelname aan een handelsmissie wel succesvol te laten verlopen:

1. Ga niet zomaar mee omdat er een official meegaat. De vraag is of je daar echt wat aan hebt. Het kan veel deuren openen maar als jouw bedrijf niet heel veel met overheid te maken heeft moet je je afvragen of het wel zinvol is. Wellicht is een kleinschaliger handelsmissie, met meer flexibiliteit, aandacht voor de individuele bedrijven en heel praktisch van opzet meer geschikt voor jouw organisatie. Goed nadenken dus voordat je je aanmeldt. Wat heb jij nodig? Waar ben jij mee geholpen?

2. Naast het verstrekken van zo helder mogelijke informatie over jouw bedrijf, wat je zoekt en wat je te bieden hebt zodat de organiserende partij met jouw gegevens goed aan de slag kan, is het belangrijk dat je van tevoren je promotiemateriaal onder de loep neemt. Moet je een presentatie geven, zorg er dan voor dat deze is gericht op het voordeel voor de andere partij. What’s in it for them? Wees concreet, helemaal wanneer de tijd die je hebt beperkt is. Doe dit tijdig, pas op de ochtend van de handelsmissie kijken of het materiaal dat je hebt meegenomen wel geschikt is voor het land waar je bent is veel te laat. Dat klinkt ongetwijfeld logisch, maar het komt vaker voor dan je zou verwachten. Zijn ze in het land waar je naartoe gaat van de pdf’s of hebben ze liever een mooie glanzende brochure in de hand? Google translate voor de website? Niet doen. Bereid je voor zodat je niet voor verrassingen komt te staan. Het gaat erom de andere partij het gevoel te geven dat je je maximaal hebt voorbereid en serieus aan de slag wilt. Weet je niet wat er precies van je wordt verwacht? Vraag het de organiserende partij.

3. Sta open voor kansen aan de zijlijn. Je hebt met jouw deelname aan een handelsmissie een bepaald doel. Dit doel moet je niet uit het oog verliezen maar dat betekent niet dat je oogkleppen op moet hebben. Aan de zijlijn doen zich ook vaak interessante mogelijkheden voor, soms met de partner(s) met wie je bent gematcht maar soms ook met de medereizigers. Sta ervoor open, werk met open vizier en er kan zomaar een veel grotere wereld voor je opengaan dan in eerste instantie verwacht of gehoopt.

Greetings4. Leer wat lokale woorden. Een begroeting, een bedankje, vragen hoe het gaat, het wordt doorgaans ontzettend gewaardeerd. Andersom gebeurt het minder vaak maar dat wil niet zeggen dat jij achterover kunt leunen. Je wilt toch ondernemen in dat land? Nou dan! Bedenk dat die paar zinnetjes het begin kunnen zijn van een mooie relatie met de zakenpartner en met de mensen in het land.

5. Zorg dat je, meteen wanneer je weer terug bent, aan de slag gaat met de opvolging. Waarschijnlijk heb je tijdens de gesprekken gevraagd hoe de andere partij het liefst communiceert. Of, als je daar niet een helder beeld van hebt gekregen, aan de organiserende partij gevraagd wat gebruikelijk is. Hoe gaan de lokale mensen met de contacten om? Hoe communiceren ze het liefst? Zijn ze meer van het bellen dan van het mailen dan ga je niet eerst lange epistels per mail sturen en dan maar wachten op antwoord. Dan bel je en stuur je daarna (al heeft het misschien meer waarde voor jezelf dan voor de andere partij) nog even per mail kort de punten die jullie hebben besproken. WhatsApp en WeChat zijn inmiddels ook veelgebruikte communicatiemiddelen. Wees daarin flexibel. Moeite met de opvolging? Weet je niet hoe je de communicatie van de andere kant moet interpreteren? Of zou je sowieso wel wat hulp kunnen gebruiken bij de opvolging? Vraag het de organisatie van de handelsmissie. Laat het niet op z’n beloop maar vraag.

6. Verwacht niet teveel. Dat klinkt een beetje raar misschien. Je gaat tenslotte niet voor de lol mee met zo’n handelsmissie (nou ja, een beetje wel natuurlijk, anders moet je niet gaan). Maar met verwacht niet teveel bedoel ik vooral dat je niet verwacht meteen grote deals te sluiten. Het gaat tijdens zo’n missie toch vaak vooral om, naast helder te brengen waar de win-win zou kunnen zitten, het persoonlijke contact. Ondernemen doe je in veel landen eerst met je hart en dan pas met je hoofd. In landen waar het hart voor het hoofd gaat duurt het gewoon wat langer voordat je een deal kunt sluiten. Liefde op het eerste gezicht komt in zaken natuurlijk ook voor maar dan is het als nuchtere Nederlander ook goed om de zaken nog even met het hoofd te bekijken. Ondernemen doe je met je hart. De deal sluiten met je hoofd. Neem daarvoor de tijd.